01 May

10 greșeli frecvente de gestionare a timpului

Ceea ce e important e rar urgent iar ceea ce e urgent e rar important!

                                                               Dwight D. Eisenhower

Vă gestionați corect timpul?

Dacă sunteți ca și majoritatea oamenilor, răspunsul la această întrebare nu poate fi afirmativ, fără rezerve!

Ca urmare, poate vă aflați într-o stare de supraîncărcare cu sarcini, poate zilele trec de așa manieră încât aveți impresia că treceți de la o criză la alta.

Toate aceste manifestări sunt stresante și demoralizatoare. Ele se datorează în principal unei greșite gestionări a timpului.

La polul opus, când timpul este bine gestionat, nivelul de stres este mult mai coborât și puteți aloca timp pentru proiecte interesante, care să vă ofere satisfacții pe toate planurile.sigmund freud

Probabilitatea ca aceste lucruri să se realizeze crește considerabil dacă se evită următoarele 10 greșeli comune de gestionare a timpului:

1. Lipsa unei liste de făcut

Ați avut vreodată acel sentiment cicălitor că ați uitat să executați ceva important?

Dacă este așa, probabil că nu folosiți o listă cu ce aveți de făcut? (S-ar putea să o aveți, dar să nu o utilizați în mod eficient!).

O asemenea listă se ține tot timpul la vedere.

Ea este și mai eficientă dacă contribuie și la prioritizarea sarcinilor pe care le conține. De aceea, multă lume folosește, pe aceste liste, sisteme de codificare cu litere (se pot folosi și numere) începând cu A, de exemplu, pentru elementele cu prioritate ridicată și terminând cu F, de exemplu, pentru prioritățile foarte mici.

2. Lipsa unor obiective personale

Cum vă vedeți în viitor, de pildă, la aceeași dată ca azi, dar la anul? Sau chiar peste 10 ani?

Dacă nu aveți răspunsuri la acest gen de întrebări este timpul să vă stabiliți unele obiective/țeluri personale!

Stabilirea țelurilor este esențială pentru buna gestionare a timpului pentru că, ele definesc o destinație și, totodată, o viziune a modului în care se poate ajunge la destinația respectivă.

Când se cunoaște destinația se pot gestiona prioritățile, timpul și resursele necesare pentru a ajunge acolo.

Obiectivele personale contribuie, de asemenea, la identificarea elementelor care merită alocarea unui interval de timp mai îndelungat și a elementelor care doar distrag atenția.

3. Lipsa unei prioritizări

Tocmai aveți o idee strălucită pentru un proiect la care lucrați când, cineva vă întrerupe pentru o urgență“. Acum, din cauza acestei “urgențe”, riscați să pierdeți firul gândirii care v-a condus la ideea respectivă.

În general este destul de greu să stabiliți prioritățile, dar cu atât mai mult atunci când vă confruntați cu un val de sarcini, aparent toate urgente.

Din acest motiv, dacă doriți să vă gestionați mai bine timpul, este esențial să stăpâniți un sistem eficient de prioritizare a sarcinilor.Matricea Eisenhower

Un exemplu de asemenea sistem îl poate constitui și Matricea Eisenhower [1]. Ea ajută la determinarea faptului dacă o sarcină aduce beneficii mari și este de înaltă prioritate sau, are valoare redusă și doar “umple” lista de lucru.

Gestionarea timpului se face mult mai bine dacă se cunoaște exact această deosebire.

4. Neputința de a gestiona distragerile atenției

Știți că unii dintre noi pierd mai mult de două ore pe zi din cauza distragerii atenției?

Gândiți-vă cât de mult puteți obține dacă ați recupera acel timp!

Fie că provin din email-uri, chat-uri sau de la colegi aflați în dificultate, distragerile împiedică realizarea cursivă și satisfăcătoare a activităților, așa cum ele s-ar realiza, fără efort, atunci când se lucrează în condițiile unui angajament de 100 % în activitatea respectivă.

Dacă doriți un control total asupra propriului timp, pentru a se obține eficiența maximă, este vitală minimizarea distragerilor atenției și gestionarea eficientă a întreruperilor.

Atunci când e nevoie de o mare concentrare, trebuie să deconectați toate sursele care vă pot distrage atenția.

Pe de altă parte, nu strică să găsiți și să învățați metode cu care să vă îmbunătățiți capacitatea de concentrare a atenției în condițiile confruntării cu distrageri ale ei.

5. Procrastinarea/Amânarea

Vorbim de procrastinare când se pun deoparte sarcini care ar trebui realizate acum.procrastinarea

În acest caz, apare sentimentul de vinovăție pentru că nu ați început realizarea activității, apare teama pentru nerealizarea ei și, în cele din urmă, se ajunge la nefinalizarea la timp a activităților propuse.

6. Sunteți prea exploatat(ă)

Sunteți o persoană căreia îi vine greu să spună “nu” celorlalți?

Dacă răspunsul este afirmativ, probabil că aveți prea multe proiecte și angajamente în lucru. Acest fapt poate duce la o performanță slabă, stres, și moral scăzut.

Sau, s-ar putea să fiți un micromanager: cineva care insistă să controleze totul în amănunțime din cauza lipsei de încredere în modul în care alții ar putea executa lucrarea. (Acest aspect poate să apară la oricine – nu doar la manageri).

Oricum, indiferent care din situații vi se potrivește, asumarea a prea multe sarcini duce la intrarea în crize de timp“, efectuarea lucrărilor în grabă (graba aduce cu sine greșeli) și obținerea reputației de persoană neglijentă.

Pentru a evita acest lucru, trebuie să aplicați arta subtilă de a spune “da” persoanei, dar “nu” sarcinii.

Aceasta abilitate vă ajută să vă impuneți propriul program, păstrând, în același timp, sentimente bune în relațiile cu grupul căruia îi aparțineți.

În cazul în care cineva încearcă să exercite presiuni pentru a vă face să răspundeți cu “da” cererii sale, învățați să stați pe propriile picioare și să vă lase rece presiunile.

7. Ocupat(ă) până peste cap

Unora dintre semenii noștri, li se poate atribui statutul de persoane permanentocupate până peste cap.Gestiunea timpului

Aceste persoane pot fi recunoscute după faptul că tot timpul își termină lucrările la limita scadenței, primesc e-mailuri fără număr, pe birou au grămezi de dosare care au nevoie de atenție“, sunt așteptate la o reuniune … adică, adrenalină din plin!

Dacă faceți parte din această categorie, trebuie să știți că o asemenea “dependență de treburi” rareori certifică faptul că sunteți și eficace, și poate duce la stres. Trebuie să încercați să încetiniți și să învățați să vă gestionați timpul mai bine.

8. Obiceiul de multitasking

În postarea din 24 aprilie a.c. am încercat să subliniem că multitaskingul nu este util.

Reiterăm faptul că, executarea activităților dintr-o listă, în condiții de multitasking, contrar așteptărilor, prelungește cu 20-40 % timpul folosit, față de executarea aceleiași liste de activități, dar luate în ordine.

Un alt rezultat este, mai mult ca sigur, calitatea mai slabă a execuției.

Ca urmare, așa cum spuneam, cel mai bun lucru este să uitați de multitasking și să vă concentrați pe o singură activitate, la un moment dat. În acest fel, tot ce veți face va fi de calitate mai bună.

9. Lipsa pauzelor

E frumos să credeți că puteți lucra 8-10 ore, fără întrerupere, mai ales atunci când vă presează termenele de finalizare.

Dar, e imposibil pentru oricine, să se concentreze și să producă muncă de calitate, fără a da creierului ceva timp pentru a se odihni și reîncărca.

În consecință, nu respingeți pauzele, considerându-le “pierdere de timp”. Ele sunt întreruperi valoroase pentru că vă permit să gândiți creativ și să lucrați eficient.

Dacă totuși vă vine greu să vă opriți din lucru, programați-vă pauze prin setarea unei alarme care să vă reamintească de ele.

Pauza poate include o plimbare rapidă, o ceașcă de cafea, sau chiar rămânerea la masa de lucru dar cu gândurile îndreptate într-o altă direcție decât cea impusă de activitatea întreruptă.

Încercați să luați câte o asemenea pauză, de cinci minute, după fiecare oră sau două.

În aceeași ordine de idei, asigurați-vă timp suficient și pentru masa de prânz – nu veți produce lucru de calitate, dacă vă e foame!

10. Programarea ineficientă a sarcinilor

Sunteți o persoană matinală? Poate aveți energie după ce soarele începe să strălucească sau, poate după ce el apune?

Aceste întrebări au menirea de a sublinia că, fiecare dintre noi avem un ritm propriu și, conform cu acesta, momente ale zilei când suntem mai productivi și mai plini de energie.

Puteți utiliza mai eficient timpul propriu dacă vă programați activitățile de mare valoare în perioada de vârf a ritmului propriu, iar pe cele cu consum redus de energie (cum ar fi răspunsul la apeluri telefonice și verificarea e-mailurilor), în perioada mai slabă a ritmului propriu.

Nu putem încheia șirul de greșeli, în gestionarea timpului, fără să ne referim la greșeala capitală, care întrece ca importanță pe toate celelalte: nealocarea de timp suficient pentru odihnă.

Legat de această greșeală, cuvintele lui John Wanamaker, pionier al marketingului american, spun totul: Oamenii care nu pot găsi timp pentru odihnă vor fi obligați, mai devreme sau mai târziu, să găsească timp pentru boală.”

Așadar, când vă veți face timp să depășiți toate greșelile menționate, veți constata o îmbunătățire a propriei eficiențe, veți experimenta mai puțin stres și veți intra în posesia unei picături de fericire!

Don‘t worry, be happy!

Surse:

1. www.castigatimp.ro/posts/matricea-eisenhower-stabileste-ce-e-cu-adevarat-important-pentru-tine#.VT-mAa3tmko

2. legislatiamuncii.manager.ro/a/17155/instrumente-de-management-de-succes-cadranul-prioritatilor-managementul-timpului.html

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *