18 Mar

Folosiți “Regula celor trei priorități”?!

Acționează în așa fel încât importantul să aibă prioritate în fața urgentului, iată legea morală universală.

Ecaterina Oproiu

 

Ce spune Regula celor 3 priorități?

Conceptul a fost discutat în diverse cărți și pe diverse blog-uri iar scriitorul canadian Chris Bailey îl definește așa: “La începutul fiecărei zile, înainte de a începe să lucrați, decideți care sunt cele trei lucruri pe care doriți să le realizați neapărat, până la sfârșitul zilei.”

Credem că regula este utilă pentru a ne spori eficiența ceea ce, implicit, ne va furniza multă satisfacție. Este vorba de eficiența individului, indiferent de vârsta și preocupările sale.

Atunci când vorbim de eficiență nu ne referim la numărul de sarcini rezolvate. Precizarea se impune deoarece, în general, se consideră, credem că în mod greșit, că o persoană este cu atât mai eficientă cu cât a rezolvat într-o zi, considerată ca încheiată cu succes, mai multe sarcini din lista cu probleme de rezolvat.

Să presupunem că fiecare element de pe o asemenea listă de sarcini are aceeași valoare (ceea ce nu este real). În cazul în care lista conține 15 lucruri, dar numai unul dintre ele este cu adevărat important pentru a putea considera că ziua s-a terminat bine, cât de fructuoasă poate fi considerată ziua respectivă în cazul în care 14 din cele 15 articole sunt bifate și totuși elementul cel mai important rămâne nefăcut?

O modalitate mai bună de a aborda eficiența este de a pune o întrebare simplă, la sfârșitul fiecărei zile: “Am realizat ceea ce am intenționat să fac?” Sau cum spune Bailey: “Eficiența nu înseamnă a face mai multe lucruri ci a face lucrurile esențiale.”

În scopul de a determina care sunt aceste lucruri, trebuie să fie foarte bine clarificate care trebuie să fie rezultatele activităților noastre pentru ca o zi să ne ofere cele mai mari satisfacții.

Prin urmare eficiență nu înseamnă suma activităților care sunt marcate ca realizate, ci dacă s-au executat sarcinile importante, care sunt destinate să adauge mulțumire și valoare vieții noastre.

Care ar fi beneficiile implementării Regulii celor 3 priorități?

Decât să avem o listă cu de rezolvat  cu 10, 20, sau chiar mai multe articole sau, mai rău, să începem o nouă zi fără nici o direcție prestabilită, este mult mai benefic să notăm, pur și simplu, 3 din cele mai importante lucruri pe care dorim să le realizăm și să asigurăm acestor lucruri o focalizare ca de laser și cea mai mare energie.

Activăm mai degrabă cu premeditare decât reactiv. O mulțime de oameni își desfășoară activitățile pe baza intrărilor care le parvin pe tot parcursul zilei – din momentul în care se trezesc (se așează la biroul lor): apeluri telefonice care necesită răspuns, email-uri care au nevoie de răspunsuri, un șef care le amintește de ceva ce au uitat să facă.

Atunci însă când utilizăm Regula celor 3 priorități, ne proiectăm ziua în funcție de ceea ce va adăuga cea mai mare valoare activității noastre. De aceea, pentru a nu fi, mai degrabă, sub controlul influențelor exterioare decât sub controlul priorităților noastre, rețeta este să nu începem ziua fără un plan.

Ne menținem pe drumul cel bun atunci când am ajuns pe pistă. Majoritatea dintre noi am avut, probabil, momente în timpul unor zile, în care am fost perturbați timp de câteva sau mai multe minute și după aceea am uitat unde am rămas cu activitatea în curs.

Dacă avem notate 3 elemente de mare prioritate, știm, oricând, exact ce se întâmplă și ce trebuie să se întâmple în tot restul zilei.

Regula celor 3 priorități  înseamnă un lucru destul de simplu, pe care îl putem face în fiecare zi. Tot ce este necesar este, să ne obișnuim să ne ierarhizăm activitățile de realizat, pentru a selecta cele 3 pe care le considerăm a fi cele mai importante.

Sarcinile neimportante trebuie lăsate la o parte. Trebuie restrânse lucrurile care nu sunt foarte importante de pe lista de rezolvat. Decât să transferăm aceste sarcini de la o zi la alta, dacă nu s-au integrat Regulii celor 3 priorități, nu e nevoie să le realizăm pe toate, poate altcineva este mai potrivit să le rezolve. Nu trebuie să lăsăm ca lucrurile fără importanță să ne anuleze eficiența.

Cum putem obține cele mai bune rezultate cu Regula celor 3 priorități?

Punerea în aplicare a Regulii celor 3 priorități  este foarte simplă dar pot prinde bine și câteva sfaturi pentru a obține beneficii maxime din folosirea ei.

Să utilizăm Regula celor 3 priorități nu numai pentru zile ci și pentru săptămâni, luni și chiar ani. Dacă o utilizăm pentru a ne planifica săptămâna și luna prin sublinierea celor 3 rezultate considerate ca fiind cele mai importante, pentru fiecare dintre perioadele de timp respective, pe baza ei ne putem planifica și activitățile mai puțin importante care trebuie realizate după ce aceste rezultate se îndeplinesc.

Acest demers poate fi mai greu din cauza intervalului de timp mai mare (este mai ușor să ne gândim la lucruri pe care trebuie să le facem într-o zi) dar, să ne imaginăm că este vineri după-amiaza sau la sfârșit de lună și să ne întrebăm ce nerealizare din săptămâna/luna ce vine ne-ar cauza cea mai mare supărare.

Să utilizăm un carnețel. În ziua de azi, în era digitală, în mod cert se pot utiliza smartphone-uri, tablete etc, dar se pare că, pentru Regula celor 3 priorități, cel mai bine acceptată este hârtia.

Scrisul manual pe o foaie de hârtie concretă face lucrurile mai memorabile și se imprimă cu atât mai bine pe creier.

Putem păstra carnețelul pe birou, lângă computer, astfel încât să îl putem vedea mereu, adică să ne fie “în drum”.

Să ne planificăm ziua cu o seară înainte. Regula celor 3 priorități, este de ajutor cu certitudine atunci când începând o nouă zi știm deja ce avem de făcut și putem “să-i dăm bătaie”.

Este avantajos pentru că nu mai folosim 20-30 de minute de energie proaspătă, pentru planificare, ci putem să trecem direct la acțiune.

Pentru a realiza acest lucru, se pot folosi ultimele 15-20 de minute din finalul unei zile pentru planificarea, cu Regula celor 3 priorități, a zilei următoare.

Să reflectăm. La sfârșitul zilei (săptămânii, lunii și anului), e bine să reflectăm asupra felului în care am desfășurat-o. Obiectivele au fost realiste? Am fost prea ambițioși sau insuficient de ambițioși?

Răspunsurile la aceste întrebări vor accelera procesul de învățare a lucrului cu Regula celor 3 priorități.

Să fim flexibili. Dacă am realizat cele 3 lucruri din lista de rezolvat, vom avea o meritată satisfacție.

Dacă nu am reușit să realizăm cele 3 sarcini, să fim înțelegători cu noi înșine. Poate că nu erau realiste. Poate că a fost doar o zi proastă. Cu toții am avut așa ceva.

Frumusetea Regulii celor 3 priorități  este că, în fiecare dimineață, valabilitatea ei este cea inițială chiar și în cazul în care un element trebuie să fie reportat.

Să reacționăm atunci când este necesar. Nu contează cât de prevăzători suntem cu zilele noastre, uneori, acțiunile noastre sunt perturbate de ceva care vine din senin.

În aceste cazuri, trebuie să efectuăm un triaj rapid și acel ceva poate fi pus într-o coadă de așteptare, se poate programa pentru efectuare sau, se poate lăsa altora.

Ca să nu greșim la stabilirea demersului corect ne putem întreba: “Care din activitățile venite din senin îmi oferă cea mai mare satisfacție?”

În loc să vă lăsați condus(ă) de rutină, luați măsuri pentru a vă proiecta zilele în mod deliberat prin punerea în aplicare a Regulii celor 3 priorități. Nu aveți nimic de pierdut ci numai de câștigat, eventual și o picătură de fericire.

 

Don’t worry, be happy!

 

Surse:

1.www.artofmanliness.com/2017/01/09/work-deliberately-instead-reactively-rule-3/?utm_source=pocket&utm_medium=email&utm_campaign=pockethits

2. perfectmedia.tv/regula-celor-trei-lucruri-cuvintele-intelepte-care-te-vor-pune-pe-ganduri/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *